085 06 06 125

To bid or not to bid, that's the question

datadriven consultancy

heldere adviezen in duidelijke taal

multidisciplinair team van experts

 

To bid or not to bid, that’s the question
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL

Inschrijven op aanbestedingen kost tijd en energie. Wie zowel zijn tijd als zijn energie goed besteedt, kan veel geld verdienen aan de overheid als klant. Toch is het niet verstandig om op iedere aanbesteding die op jouw vakgebied wordt gepubliceerd, blind in te schrijven. Meer dan eens blijkt namelijk gaandeweg dat je bij nader inzien nét niet aan de eisen kunt voldoen, toch te weinig capaciteit hebt voor de uitvoer van de opdracht of, simpeler nog, er komt een andere opdracht voorbij die je beter past. Zonde als je er dan al heel veel tijd en energie in hebt gestoken. ‘Bezint eer ge begint’, is niet voor niets een cliché. Een vast onderdeel van ieder tendertraject is de Bid/no bid-beslissing. Hieronder bespreek ik hoe je die neemt of erover adviseert.

Eerste toetsmoment: De aanbesteding wordt gepubliceerd

Je maakt nu als eerste een aanbestedingsanalyse. Je noteert vervolgens welke onderdelen onder de aandacht van je bidteam en/of directie moeten worden gebracht. Je verdeelt deze vervolgens onder in 3 categorieën:

A. absolute showstoppers

B. taaie, maar te overkomen kluiven en 

C. elementen die juist precies passen in waar jullie goed in zijn.

Over de showstoppers en taaie kluiven, stel je vragen in de Nota van Inlichtingen.

Op basis van wat je nu weet, bepaal je hoeveel je zou kunnen scoren bij deze aanbesteding. Is dat meer dan 80%, dan ligt het voor de hand een voorlopig positief bidadvies te geven. Het exacte percentage hangt af van de mate waarin jullie afhankelijk zijn van overheidsopdrachten, de huidige orderportefeuille, etc. Must wins leveren ook bij 40% kans al een positief bidadvies op, nice to wins misschien pas bij 90%. Overleg dit van tevoren met elkaar. 

Tweede toetsmoment: de Nota van Inlichtingen is gepubliceerd

Je checkt op welke onderdelen de aanbesteding is gewijzigd. Maak geen klassieke beginnersfout door alleen te kijken naar de antwoorden op jullie eigen vragen! De NvI wijzigt de aanbestedingsstukken; alle vragen en antwoorden zijn dus relevant om door te nemen.

Derde toetsmoment: SWOT-analyse

Wanneer de laatste NvI is gepubliceerd, weet je wat de eisen en wensen zijn. De volgende stap in je bidproces is nu de SWOT-analyse van de aanbesteding. Wanneer je alle sterktes en zwaktes hebt afgezet tegen de eisen, wensen en gunningscriteria, noteer je per eis je kans om het maximale aantal punten te halen. Pas wanneer je ziet dat de onderdelen waar jullie goed op zullen scoren ook genoeg punten opleveren, neem je een definitieve bid-beslissing.

     
Kan je wel wat hulp gebruiken bij jullie Bid/no bid-beslissing of het maken van een TenderSwot? 
We staan voor jullie klaar.

                                                                    

                                                                             Deel dit artikel 
                                                                           

 

 

.col { float:left; width:50%; }